智能档案管理[1-3]借助人工智能和信息技术手段，通过将建筑工程档案管理[4]过程数字化、自动化，提高管理效率和质量。人工智能应用是智能档案管理的关键，大语言模型[5-6]（LLM）技术作为一种智能对话生成模型，为智能档案管理提供了全新的可能性，其具备了自主学习、监督、自我收集和自我存储等先进智能系统功能，促进了档案语境数据库的构建和档案的精准分类。通过智能检索和问答机制，显著提升了档案管理的工作效率，同时也增强了档案检索的速度与准确性。大语言模型确保了各类用户根据自身需求能够迅速、精确且高效地访问所需档案信息，为建筑工程领域档案管理带来了新的变革。本文探讨建筑工程档案数字化发展的必要性，并利用大语言模型技术建立智能档案管理在建筑工程领域的应用方法。通过与用户进行对话交互，智能档案管理系统可以实现更加智能化的服务，为用户提供便捷、高效的档案管理体验。通过数字化和自动化处理，智能档案管理系统可以提高档案管理的精确性、可靠性和安全性，进一步提升档案管理水平。1工程档案管理数字化的必要性1.1提高管理效率和准确性数字化档案通过电子化管理系统快速检索、更新和共享信息，提高了管理效率和数据准确性。1.2促进跨部门、跨地域协作建筑工程通常涉及设计师、承包商和监理单位等多个参与方。数字化档案能够实现信息的即时共享和交流，打破地理限制，加强各方协作，提高项目执行的协调性和一致性。1.3应对法律和合规要求随着建筑行业法规和标准的不断完善，对档案管理的要求越来越严格。数字化档案便于长期保存、追溯和审核，有助于企业应对各种合规审查和法律诉讼，降低法律风险。1.4加强建筑质量和安全管理通过档案数字化，可以有效地监控和记录建筑工程的每个环节，及时发现和解决问题，从而保障建筑工程的质量和安全。1.5促进知识积累和创新建筑工程档案记录项目的具体执行过程，蕴含丰富的经验、技术和创新成果。数字化档案便于对知识资源进行系统化管理和利用，促进行业内的知识共享和技术创新。1.6环境友好和成本节约与传统的纸质档案相比，数字化档案减少了对纸张的依赖，有助于环境保护。数字化管理降低了物理存储空间和物料消耗，有助于企业节约成本。建筑工程档案的数字化发展是行业适应数字化时代潮流、提升整体竞争力的必然选择。通过持续推进档案数字化，可以实现更高效、智能和可持续的建筑工程管理。2基于LLM的档案智能管理方法基于大语言模型的建筑工程档案智能管理方法主要涉及整理、清洗工程档案数据和正确的需求输入步骤，旨在从大量的工程档案数据中提取、清洗并结构化数据，使其成为有价值的信息资源。在整理与清洗工程档案数据中，需要对收集的工程档案进行归类和整理，识别出需要保留、需要整理及可以丢弃的数据。进行数据清洗，包括格式统一、去除重复数据、纠正OCR识别[7]中的错误及数据标准化等过程，确保数据的清晰、准确和一致性，为下一步的数据处理奠定坚实基础。根据用户或系统的具体需求，对数据进行处理和分析，包括根据特定的查询需求从整理好的数据中提取相关信息或将数据转换成特定格式的结构化数据，便于进一步分析和使用。整体技术框架如图1所示。10.19301/j.cnki.zncs.2024.04.027.F001图1整体技术框架2.1档案数据收集与整理2.1.1数据收集为了确保档案管理系统的完整性和实用性，需要明确搜集的档案类型，包括设计图纸、工程报告、项目计划和合同文档等，全面记录项目从规划到执行的各个阶段。搜集的档案涵盖电子文件和纸质文档两类，保证档案能够被有效管理和利用。电子文件可以通过电子邮件、云存储服务或专业的文档管理系统进行收集和存储；纸质文档需要通过扫描转换成数字格式，便于存储、检索和分享。高质量的扫描对于保持文档的可读性和便于后续的OCR识别至关重要。实时获取最新文档和信息是保证项目顺利进行的关键，可以通过建立实时更新机制，如定期检查项目通讯录中的文件更新或设置自动通知系统以获得最新文件版本，确保所有参与方均能访问到最新的项目信息和文档，确保档案分类和标记体系的一致性也是有效管理和快速检索档案的基础。2.1.2数据清洗与储存数据清洗[8]是档案管理过程中的关键步骤，直接影响到数据的质量和后续处理的效率。数据清洗与储存流程如图2所示。10.19301/j.cnki.zncs.2024.04.027.F002图2数据清洗与储存流程格式统一：为了确保档案管理系统中的文档能够被顺利处理和访问，需要将所有文档转换为统一的文件格式。格式统一有助于保持数据的一致性，便于后续的文档处理和检索工作。去重复：在档案收集过程中，可能会出现重复的文档，导致数据冗余和存储空间的浪费。通过检查档案的元数据或内容，去除重复的档案，可以提高数据集的质量和处理效率。纠正错误：OCR技术提高了纸质文档数字化的效率，但在识别过程中可能会产生字符错别、格式错乱等错误，需要人工或半自动的方式进行纠正，以确保文档内容的准确性。数据标准化：对文档中的日期、项目名称、合同编号等关键信息进行标准化处理十分重要，有助于维护数据集一致，便于后续数据分析和检索。通过上述步骤，可以将档案数据高效储存，有效提高档案管理系统中数据的质量和可用性，为项目管理和决策提供坚实的数据支持。2.2交互要点与大语言模型进行高效沟通的关键在于清晰、结构化的信息交流。与大语言模型进行高效交互的策略如图3所示。10.19301/j.cnki.zncs.2024.04.027.F003图3与大语言模型进行高效交互的策略明确需求：在请求信息前，要明确需要档案管理系统提供的信息，如设计图纸、合同文件、进度报告或安全记录等。定义关键词：使用与建筑工程档案管理相关的关键词，如“施工图纸审查”“预算报告”“工程变更订单”。工程档案查询常用关键词如表1所示。10.19301/j.cnki.zncs.2024.04.027.T001表1工程档案查询常用关键词类别关键词工程项目项目名称、项目编号、项目类型、项目责任人及参与单位等。档案主题劳动人事、产品生产、科学研究、基本建设、设备仪器、技术管理、计划统计、供应销售及财务管理等。责任者建设管理单位、施工单位、行政管理部门、监理单位、工程参建单位及个人等。项目时间项目启动时间、结项时间、工程建设期及运行管理期等。项目地点地理位置及行政区域等准确描述：提供具体的项目名称、日期范围、档案类别或其他相关细节，帮助大语言模型快速定位信息。分步交流：将复杂的请求分解成几个小步骤，并逐一通过大语言模型解决。信息核实：在获取信息后，确认其准确性和完整性，若有疑问，要求提供进一步的细节或澄清。反馈循环：对于大语言模型提供的信息和建议，提供明确的反馈，有助于优化沟通和结果。结合大语言模型的高效沟通能力与建筑工程档案的结构化管理方法，能够显著提高信息检索的速度和准确性。融合策略使项目管理人员能够通过简洁的指令迅速获取到项目、主题、责任人、时间和地点的档案信息，加速决策制定过程，确保所得信息的完整性并优化项目的执行流程。这一方法不仅便于项目管理人员和研究人员快速访问、理解项目细节，提升工作效率和决策的质量，同时也保障了信息的全面性与准确性。3结语本文深入探讨建筑工程档案数字化发展的必要性以及如何运用大语言模型技术构建建筑工程智能档案管理系统。该系统通过与用户的互动对话，能够提供定制化的档案管理服务，显著提升建筑工程档案管理的智能化水平。智能档案管理的关键技术在于工程档案数据的整理、清洗和标准化。为了与大语言模型进行高效沟通，必须明确需求、定义关键词、准确描述、分步交流、信息核实及建立反馈循环。通过与结构化的工程档案管理方法相结合，项目管理人员可以通过简洁的指令迅速访问所需档案，从而加快决策过程，确保信息的完整性，并优化项目的执行流程。实施建筑工程智能档案管理系统，不仅提高了档案管理的效率和准确性，而且增强了可靠性，为建筑工程行业带来了更智能化的管理方案。进一步优化系统性能和功能可以提高系统处理各类档案的能力，并结合图像识别、数据挖掘等先进技术，实现更全面和高效的智能档案管理系统。